Как можно использовать Базовое tma-приложение для ведения персонального учета.

Для начала отмечу, что использовать в чистом виде базовое приложение для персонального учета не совсем корректно, хотя можно. Многие так и делают. Специальную программу для персонального учета нам еще предстоит создать, и работать она будет через веб-сервис.

С другой стороны использование базового приложения позволяет полностью понять, как работает tma-система, а она одинакова для бизнеса (любого размера и отрасли), и для персонального учета.

Если вы разбираетесь в финансах или являетесь профессиональным бухгалтером, то не пытайтесь использовать свои знания, это только все усложнит. В данной статье мы постараемся оперировать не профессиональными финансовыми понятиями, а простым житейским языком.

Поехали.

Начать придется с теории, потом быстро перейдем к практике.
Самое главное, что необходимо контролировать как в бизнесе, так и в персональном учете — это финансовое состояние. Проведем аналогию со здоровьем. Если вы не контролируете холестерин в крови, то, если он повышен, вы получите сердечный приступ или инсульт через несколько лет. Если контролируете — можно избежать таких осложнений простым соблюдением диеты. 

 
Обычно в персональной (домашней) бухгалтерии ведется учет доходов и расходов, а точнее приходов и расходов денег. Финансовое состояние не контролируется.

В tma-системе финансовое состояние (ваше благосостояние) — первичный элемент. 

 
Открою секрет: для того, чтобы контролировать финансовое состояние, никаких компьютерных программ не надо. Достаточно в один прекрасный день сесть за стол и на листке бумаги записать:

• сколько денег у вас в данный момент. Привести все значения в одну валюту на этот момент;
• какими ценностями вы обладаете (машина, квартира, акции и пр.). Оценить их, исходя из какого-нибудь единого принципа (например, за сколько ее можно продать). Особая точность тут не нужна. Выразить все необходимо так же в одной валюте.
• кто и сколько вам должен. Долги могут быть так же в разных валютах, поэтому их необходимо привести в значение той же одной валюте по курсу на этот момент.
• кому и сколько вы должны. Привести все в одну валюту.

Если суммировать первые три составляющие и отнять четвертую, то можно получить ваше финансовое состояние, выраженное в установленной одной валюте на данный момент времени.

Финансовое состояние = Деньги + Ценности + Долги нам - Наши долги

В другой прекрасный день сделать то же самое и получить финансовое состояние на другой, более поздний момент времени.
Результат вашей деятельности между этими моментами времени будет равен разнице между значениями финансовых состояний.

Результат = Финансовое состояние 2 - Финансовое состояние 1

Это самый точный расчет результата вашей деятельности, который учитывает все скрытые доходы и расходы. Чтобы его получить, не понадобилось использовать компьютерную программу. 

 
Кроме того, размер финансового состояния может быть вполне конкретной целью для любого человека. Но это уже другая тема... 

 

Если результат положительный, то ваше благосостояние растет, и, значит, все хорошо. Ну а если результат отрицательный, то благосостояние ухудшается, и с этим надо что-то делать. 

 

Второй по значению, но не по важности, идет процедура, которая призвана дать ответы на вопросы: 

 
Почему мое финансовое состояние ухудшилось или улучшилось? Почему результаты моей деятельности плохие или хорошие?

И вот тут в наше время следует использовать компьютерную программу.
Для ответа на эти вопросы необходимо вести учет доходов и расходов. Причем постатейно, так, чтобы потом можно было проанализировать: куда мы тратим и где зарабатываем. Это сложно. Большая вероятность много чего не учесть и ошибиться. Именно поэтому, упрощая бухгалтерию, люди используют денежный базис (ведут учет только приходов и расходов денег).

Сколько было денег + Приходы денег - Расходы денег = Сколько стало денег

В полноценной бухгалтерии следует добиться другого равенства:

Финансовое состояние 1 + Доходы - Расходы = Финансовое состояние 2,

а это сложно. По крайней мере, нужно понимать, что такое принцип начисления, амортизация и много другое. 

 

В tma-системе вы сможете вести полноценную бухгалтерию так же просто, как учитывать приходы и расходы денег. Но все же нужно немного вникнуть в некоторые принципы. 

 

У каждого человека исходное финансовое состояние равно нулю. Потом мы уже получаем от родителей первый памперс. 

 
Таким образом, финансовое состояние на любой момент времени жизни человека должно быть равно сумме всех доходов и расходов с самого начала. Получаем следующее выражение:

Деньги + Ценности + Долги нам - Наши долги = Доходы - Расходы

В tma-системе возможно создавать отчеты различных форм. Для ведения персонального учета и анализа результатов, мы предлагаем использовать следующую форму:

Перейдем к вводу информации.

Сейчас будет немного сложно.
Для математики «Долги нам» и «Наши долги» это одно и то же, только с разными знаками. Поэтому: 

 

Долги нам — Наши долги = Долги (где долги нам положительные, а наши долги отрицательные) 

 

Доходы — Расходы = Прибыль 

 

Получилось: 

 

Деньги + Ценности + Долги = Прибыль, или 

 

Деньги + Ценности + Долги — Прибыль = 0, но нам понадобится в другом виде:

 

Деньги + Ценности + Долги + Убыток = 0 

 

Так мы получили четыре основных сбалансированных элемента нашего финансового состояния. Любое наше действие, изменяющее наше финансовое состояние, можно представить в виде движения между двумя из этих элементов. Схематично это выглядит так:

Любая операция, которую необходимо учесть, есть движение из одного элемента в другой, когда значение одного элемента убывает, а другого — прибывает.
К примеру:

• купили продукты в магазине — плюс убыток минус деньги
• взяли кредит — плюс деньги минус долги (мы уже говорили, когда долг отрицательный — это мы должны)
• купили машину — плюс ценности минус деньги
• купили машину в кредит — плюс ценности минус долги

Имеется два сложных для понимания аспекта. Первый заключается в определении момента, когда происходит операция. Второй — в необходимости понимания того, что долги — это не только то, что взяли в кредит или дали в займы.
К примеру, как вы думаете, когда вы зарабатываете заработную плату? В какой момент времени вы получаете доход в виде заработной платы? Обычно у людей этот момент ассоциируется с получением денег, но это неверно. Вы получаете доход ежедневно, и ваш работодатель с каждым днем должен вам все больше и больше, пока не погасит свой долг, выплатив деньги. Таким образом, сначала происходит операция плюс долги минус убыток, а при получении денег — плюс деньги минус долги.
Итак, в нашем распоряжении 16 базовых операций:

• Плюс деньги минус деньги
• Плюс деньги минус ценности
• Плюс деньги минус долги
• Плюс деньги минус убыток
• Плюс ценности минус ценности
• Плюс ценности минус деньги
• Плюс ценности минус долги
• Плюс ценности минус убыток
• Плюс долги минус долги
• Плюс долги минус деньги
• Плюс долги минус ценности
• Плюс долги минус убыток
• Плюс убыток минус убыток
• Плюс убыток минус деньги
• Плюс убыток минус ценности
• Плюс убыток минус долги

В базовом ТМА приложении это 16 базовых документов, с помощью которых можно ввести любую операцию, которая произошла в вашей жизни. Их и можно использовать в качестве основного инструмента ввода информации о доходах, расходах и других финансово-хозяйственных операциях.

Чтобы можно было анализировать результат деятельности, при вводе документа необходимо выбирать соответствующие аналитические статьи, которые хранятся в следующих аналитических справочниках:
Для элемента деньги:

• Место учета денег
• Статьи движения денежных средств
• Валюта

Для элемента Ценности:

• Место учета ценностей
• Ценности

Для элемента Долги:

• Статусы (в каком качестве выступает контрагент при возникновении задолженности; например: работодатель, поставщик, кредитор, заемщик)
• Контрагент

Для элемента Убыток:

• Статьи доходов и расходов

Справочники можно заполнять как предварительно, так и в процессе ввода операций.

Для начала ведения собственного персонального учета в tma-приложении необходимо так же выбрать один прекрасный день и занести свое финансовое состояние в пустую программу. Для этого используется программа, дополняющая базовое приложение: Ввод и коррекция состояния. Происходит это точно таким же образом, как бы вы это делали на бумаге. Вы вводите свое действительное состояние на указанный момент времени, а именно: деньги, ценности, долги нам и наши долги.

С помощью этой программы (модуля) можно не только вводить состояние на начало, но и корректировать его в процессе. К примеру, вы ввели состояние, затем месяц вводили происходящие операции. Если вы ввели действительно все операции, то полученное в программе расчетное финансовое состояние будет адекватно реальному положению вещей, но, увы, в жизни все так сложно, и вы обнаружили, что на поверку реальное состояние отличается. Тогда вы берете модуль Ввод и коррекция состояния и вводите реальные значения. Разница спишется на указанные статьи доходов и расходов и движения денежных средств.

Для того чтобы ежедневно не вводить, к примеру, заработную плату, в базовом tma-приложении присутствует два документа:

• Автоначисление доходов
• Автоначисление расходов

Это аналог документов Плюс долги минус убыток и плюс убыток минус долги, только с дополнительным функционалом. Можно указать ставку и период. К примеру, указать 50 000 рублей в месяц, и документ сам на каждый день сделает начисление в соответствии с количеством дней в календарном месяце.

В tma-системе нет понятия валюты учета. Учитывается все в так называемом натуральном выражении единиц учета. 10 рублей, 5 валенков, 1000 единиц долга Иванова. Отдельно происходит учет стоимостей единиц учета: 1 рубль = 400 тугриков, 1 долг Иванова = 1 доллар, 1 валенок = 500 рублей.
Для этого существуют справочники относительной стоимости единиц учета.

Сначала это может показаться сложным, но на самом деле это значительно упрощает учет. Стоимости денег (курсы валют) загружаются из интернета. Стоимости долгов — довольно условное понятие, пока дело не доходит до обесценивания какого-нибудь долга. Если вы получили кредит 1000 долларов, вы так и вводите — 1000 долларов. Если 1000 рублей, то 1000 рублей. Стоимость ценностей также может выводиться алгоритмически, подгружаться из разных источников, либо вводиться вручную. Может быть несколько видов стоимостей. К примеру, курсы валют можно брать из ЦБ РФ или из европейского ЦБ или из более динамичных источников. Стоимость ценности может быть той, которую вы заплатили при приобретении (инвестиционная), или той, за которую вы можете в данный момент ценность продать (рыночная). С долгами та же история. Есть сумма, которую вам должны, а есть сумма, которую вы в реалиях данного момента понимаете как возможную к возврату.
Такой подход позволяет рассматривать свое финансовое состояние и результаты деятельности в отчете с разных точек зрения и в разных валютах.

Очень важной особенностью ведения учета в tma-системе является тот факт, что не надо вводить никаких курсовых поправок, переоценок и других условных операций. Система рассчитывает эти значения автоматически.
Только реально происходящие в жизни операции! 

 
К примеру, у вас есть 1000 долларов. Сегодня 1 доллар = 30 рублей, а завтра 1 доллар = 31 рубль. Если вы смотрите свое финансовое состояние в рублях, то оно будет отражаться следующим образом: сегодня 30 000 рублей, а завтра 31 000 рублей, а в статье курсовая поправка, в ваших доходах, автоматически появится 1000 рублей дохода. 

 
Вчера вы купили машину за 1 000 000 рублей, и занесли эту стоимость в систему. Через год вы занесли рыночную стоимость машины 800 000 рублей. В отчете о финансовом состоянии так и будет показано, а в статье переоценки, на ваших расходах, автоматически появится 200 000 рублей в периоде этого года. Можно подчинить изменение стоимости ценности простому алгоритму. К примеру, записать, что через год машина будет стоить 800 000, и ежедневно будет сформирована соответствующая стоимость. Могут быть и более сложные алгоритмы, например FIFO. 

 
Вам должны 1 000 000 рублей. В какой-то момент вы понимаете, что это «плохой» долг, и в лучшем случае вы можете вернуть себе 50 процентов. Чтобы правильно оценивать свое финансовое состояние, вам необходимо занести в этот день, что единица стоимости долга теперь равна 0,5 рубля. Система будет знать, что долг 1 000 000 единиц, но в рублевом отчете покажет вам 500 000 рублей, а в день, когда вы поменяли стоимость, в расходах автоматически появится статья вашего расхода — переоценка (списание) долга. Ситуация может исправиться, и долг можно будет переоценить обратно, тогда возникнет доход. Главное это то, что на каждый момент своей жизни вы оцениваете свое финансовое состояние и результаты деятельности адекватно реалиям этого момента. И для этого нет необходимости вводить дополнительные операции. 

 
Если вы будете рассматривать отчет о вашем финансовом состоянии и результатах в любой другой валюте, то все эти переоценки будут соответственно автоматически пересчитаны. В примере с долларами будет 1000 долларов на оба дня и никакой переоценки. 

 
На первый взгляд все, что написано тут по поводу стоимостей, может показаться сложным, но в действительности гораздо сложнее понять и разобраться с начислениями всех этих поправок и переоценок. В tma-системе вы фиксируете все, как оно есть, и получаете адекватное отражение состояния в цифрах на лету в любой момент времени. 

 
К примеру, в систему завели документ плюс деньги минус долги. Причем получили 1000 долларов, но договор займа в рублях по курсу ЦБ на момент прихода денег. Только одна операция в системе.

Отчеты о состоянии и результатах в рублях будут выглядеть следующим образом:

Всего одна операция, но посмотрите, сколько разных цифр в отчете. Эти цифры связаны с изменением стоимости доллара относительно рубля. В обычных системах, чтобы эти цифры отразились в отчетах, их нужно вводить как дополнительные операции (начисления), а это гораздо сложнее.