Как навести порядок в учете.

Только  что поговорил с финансистом нашего клиента. Уже год мы не можем закончить проект автоматизации формирования финансовых отчетов в этой московской компании.  Хотя используем самый простой инструмент интеграции с бухгалтерским учетом.  

У финансиста просто депрессия. Дело в том, что консультант, сопровождающий этот проект сейчас, занят на двух других проектах и не может оказывать поддержку по их проекту. Я предложил обращаться с вопросами ко мне. Но у она стесняется беспокоить руководителя с одной стороны, а с другой думает, что я не смогу помогать так, как это делал прежний консультант, ведь он просто бог в деталях.

Я в отличие от моего коллеги не могу долго ковыряться в деталях, но зато очень хорошо вижу и понимаю общую картину положения вещей.  Мой партнер определяет разницу в таких способностях, как человек стратег и человек тактик. Может оно и правильно, но слишком просто.

После жалоб на депрессию и страх перед будущим мы перешли к конкретным вопросам. Суть заключалась в том, что используемый способ разделения входящей информации по статьям дохода и расхода не совсем подходил, поскольку не давал необходимого результата. Наш консультант в прошлом обещал подумать, как можно исправить положение вещей, но пока решения не выдал.

Одна задача может решаться несколькими путями. Если существует система, то у нее есть вход и выход. Когда система настраивается, то определяется, как из входных данных будет сформирована информация на выходе.  Но система – это целая цепочка процессов, и обработка информации может происходить на разных этапах. Навскидку я предложил еще пару вариантов добиться нужного выходного результата.  Вопрос сразу отпал. Финансист все очень быстро поняла. Она увидела, что задачу можно решить и по-другому, при этом ничего не потеряв.

Я стал снова объяснять, что она слишком сильно заморачивается деталями, и что в первую очередь необходимо собрать укрупненную  общую картину состояния и результатов бизнеса. Так, чтобы сходились самые обобщенные остатки, к примеру, сумма активов (валюта баланса), сумма общей дебиторской задолженности, сумма всего имущества, сумма всех доходов, сумма всех расходов, сумма всех поступлений и выплат денег формировала верные остатки на счетах.

Наш учет – это пирамида, которую с использованием нашей системы можно строить сверху вниз. Если есть общая триада финансовых отчетов, состоящая всего из нескольких общий статей,  а инструмент позволяет детализировать эти статьи по всевозможным аналитическим срезам учета, то главное в первую очередь добиться укрупненного соответствия действительности, а не ковыряться в деталях. Своего рода собрать верхушку пирамиды, а потом двигаться сверху вниз, занимаясь развитием возможности детализации и анализа ярус за ярусом, от вершины к основанию.  Тогда любая детальная информация, рассматриваемая для анализа, будет адекватна той общей картине.  Это важно, поскольку собрав некоторый детальный управленческий отчет снизу вверх (как это делается всегда в современном учете), мы не можем гарантировать его соответствие общей картине положения вещей, значит его достоверность.

Раньше, когда методологически автоматизировать формирование общей картины (триады финансовых отчетов) было невозможно, когда в большинстве предприятий, в конце отчетного периода использовался ексель, такой процесс был нормой вещей. Уровень управленческих отчетов агрегировался до уровня финансовых отчетов. Т.е. строительство пирамиды шло снизу вверх. Не мудрено, что российская статистика показывает 90% предприятий, не имеющих информационного источника для проведения финансового анализа, а именно триады финансовых отчетов. И мы не говорим о бухгалтерском учете или МСФО, хотя второе ближе к необходимым требованиям, но все же, оба варианта слишком формальны, чтобы показывать действительную общую картину положения вещей. Вот так и возникают понятия типа  УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ФИНАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ.  Надо же как-то отделить мух от котлет. 

Имея на вооружении  tma-систему процесс формирования финансовых отчетов полностью автоматизируется. Задача финансиста создать правила проведения (интерпретации) исходных операционных данных в систему. Нет необходимости строить пирамиду снизу вверх. Не надо стремиться прописать идеально все правила интерпретации так, чтобы в отчетах все могло детализироваться как надо на различных уровнях управленческого учета. Для начала можно создать более общие правила, которые правильно сформируют крупными мазками общую картину состояния и результатов (триаду финансовых отчетов). Цель уже будет достигнута. Порядок в учете будет наведен. Ситуация будет взята под контроль в целом.

Даже на крупном предприятии можно разобрать все данные за несколько лет за месяц, если не сильно вдаваться в детали, и не заниматься блохами. Нужды совета директоров, собственников и управляющей верхушки будет удовлетворены. Теперь можно браться за развитие учета сверху вниз, удовлетворяя нужды управления ярус за ярусом сверху вниз. Этим можно заниматься годами. Совершенству нет предела. Но создавать сразу совершенную пирамиду от основания к вершине не только неэффективно, но и бесперспективно.

Давайте сравним ситуацию с наведением порядка в учете с ситуацией наведения порядка дома.  У вас есть куча вещей, которую надо разложить по полочкам. К примеру, в этой куче много книг, которые надо поставить на отдельные полки, но книги по идее надо разобрать по категориям, авторам, выбрать любимые. Если заниматься перебиранием книг во время приборки, то вы будете приборку делать очень долго, устанете, а порядок будет вам только сниться.  А если взять и для начала положить все книги просто на полки, не разбирая? В целом, мы будем иметь порядок, а распределением книг по категориям можно заниматься потом, не торопясь, при этом наслаждаясь тем, что все в порядке!

Еще одно интересное сравнение нашел у Артемия Лебедева. Там рассматривается процесс исполнения проекта. Идея в том, чтобы нарисовать общую картинку, не работая детально с пикселями. Тогда проект будет выполнен на 100% почти сразу, а уровень его проработки может быть всего 4%. Для сравнения, прорабатывая каждый пиксель, мы потратим огромное количество времени, доводя проект до 100% выполнения, и все это время мы не будем видеть полной картинки.

Вот картинка с его сайта. http://www.artlebedev.ru/kovodstvo/sections/167/

Вот именно таким образом, используя tma-систему необходимо наводить порядок в учете.

Вдохновленная моей консультацией финансист поблагодарила меня. Сказала, что ей очень не хватало такого разговора и то, что я тут наговорил, другие бы не смогли рассказать.

Мне остается только надеяться, что теперь этот проект очень быстро будет выполнен на 100%, а дальше пойдет бесконечный процесс движения к совершенству.